Seit dem 2. Februar 2025 gelten die ersten Pflichten der KI-Verordnung, seit August 2026 auch ihre Transparenzregeln, und in vielen Kommunikationsabteilungen läuft die Textproduktion trotzdem weiter wie vorher: Ein Kollege wirft eine Pressemitteilung durch ein Sprachmodell, liest kurz drüber, findet nichts Offensichtliches, gibt frei. Das ist keine Qualitätssicherung. Das ist Hoffnung mit Zwischenschritt.
Der Unterschied klingt kleinlich, bis der erste Fehler öffentlich wird. Eine Zahl, die niemand geprüft hat. Ein Zitat, das der Vorstand so nie gesagt hat. Ein Halbsatz, der eine juristisch heikle Zusage enthält, weil das Modell freundlich sein wollte. In der Massenproduktion von Marketingtexten geht so etwas im Rauschen unter. In der Vorstandskommunikation nicht.
Warum eine einzelne Durchsicht keine Prüfung ist
Eine Durchsicht am Ende fängt genau die Fehler, die auffallen. Das Problem sind die anderen. Ein Sprachmodell produziert flüssige, plausible Sätze, und Plausibilität ist die tückischste Eigenschaft eines falschen Satzes. Er sieht richtig aus und liest sich richtig. Er ist nur falsch. Ein Sprachmodell erfindet Fehler, die überzeugen.
Wer sich darauf verlässt, dass ein aufmerksamer Mensch beim einmaligen Lesen schon stolpern wird, überschätzt die menschliche Aufmerksamkeit und unterschätzt die Glätte der Maschine. Warum die meisten KI-Vorhaben in der Kommunikation an dieser Stelle kippen, statt an der Technik, steht ausführlicher im Grundlagentext Warum KI-Projekte scheitern.
Ein Sprachmodell erfindet Fehler, die überzeugen.
Fünf Stationen, die morgen im Team funktionieren
Ein Ablauf, der hält, hat fünf Stationen, und keine davon braucht Software, die Sie nicht schon haben.
Erstens der Auftrag. Bevor irgendein Prompt getippt wird, wird festgelegt, was der Text leisten soll, an wen er sich richtet und welche Grenzen gelten. Kein Text ohne definierten Zweck. Zweitens die Produktion durch das Modell, mit klaren Regeln statt beliebiger Zurufe; wie das aussieht, zeigt der Ratgeber zum KI-Texter richtig einrichten.
Drittens der Faktencheck. Jede überprüfbare Aussage wird gegen eine Quelle gehalten: Zahlen, Namen, Daten, Zitate. Nicht stichprobenartig. Jede. Viertens die redaktionelle Korrektur, in der ein Mensch den Text an dem misst, was das Haus sagen will und sagen darf. Fünftens die Freigabe durch eine benannte Person, die mit ihrem Namen dafür geradesteht.
Die dritte und vierte Station überspringen die meisten. Dort entscheidet sich, ob ein Text gut genug ist.
Wer prüft, wer freigibt, wer haftet
Rollen ohne Namen sind Dekoration. Ein Freigabeprozess funktioniert erst, wenn hinter jeder Station eine konkrete Person steht, nicht eine Abteilung, nicht ein Postfach.
Der Ersteller bedient das Modell und liefert einen Entwurf. Der Fachredakteur prüft Fakten und misst den Text an der eigenen Linie. Der Freigebende trägt die Verantwortung nach außen. Das kann bei einer Routinemeldung dieselbe Person sein; bei einer Vorstandsrede sind es drei. Die aus dem Projektmanagement bekannte RACI-Logik, also wer ausführt, wer verantwortet, wer beraten und wer informiert wird, hilft bei der Zuordnung, klärt aber die eigentliche Frage nicht: Wer haftet, wenn es schiefgeht.
Die Antwort ist unbequem, aber eindeutig: Nicht das Tool haftet, nicht das Modell, nicht der Anbieter. Es haftet die Person, deren Name über dem Text steht oder die ihn freigegeben hat. Wer das nicht regelt, hat eine Zuständigkeitslücke.
Das Prinzip vor dem Werkzeug
Prüfsoftware kann Ihnen sagen, ob ein Text vermutlich maschinell erzeugt wurde, und selbst das nur mit einer Fehlerquote, die man kennen sollte, bevor man ihr traut; warum der Detektor-Wettlauf am eigentlichen Problem vorbeigeht, ist ein Kapitel für sich. Was keine Software leisten kann: entscheiden, ob dieser Satz das ist, was Ihr Vorstand sagen würde.
Das ist der Kern des redaktionellen Prinzips: Die Maschine produziert, der Mensch redigiert gegen einen Maßstab, den vorher jemand gesetzt hat. Ein Werkzeug misst gegen einen Durchschnitt. Ein Mensch misst gegen den Anspruch dieses konkreten Hauses.
Risikostufen: nicht jeder Text braucht denselben Aufwand
Ein Ablauf, der jeden Tweet wie eine Bilanzpressekonferenz behandelt, wird nie gelebt. Deshalb gehören Texte in Stufen.
Hohe Stufe: alles, was einer Person im Mund liegt oder rechtlich bindet. Vorstandsrede, Pressemitteilung, Fachartikel unter Klarnamen. Hier gilt der volle Fünf-Stationen-Weg mit getrennten Rollen. Was Vorstände vor so einem Auftrag klären sollten, steht im Ratgeber zum Fachartikel schreiben lassen.
Mittlere Stufe: Blogbeiträge, Newsletter, längere Beiträge in sozialen Netzen. Faktencheck und Korrektur bleiben, Ersteller und Freigebender dürfen zusammenfallen. Niedrige Stufe: interne Kommunikation, Routineposts ohne heikle Aussagen. Hier reicht eine bewusste Durchsicht.
Die Einstufung dauert Sekunden und entscheidet über den ganzen restlichen Weg.
Die Kennzeichnung gehört in den Workflow
Seit die KI-Verordnung greift, ist Qualität nicht mehr nur eine Frage des guten Geschmacks. Artikel 50 der KI-Verordnung verlangt, dass Menschen erkennen können, wenn sie mit einer KI sprechen oder KI-erzeugte Inhalte vor sich haben. Für Texte von öffentlichem Interesse entfällt die Offenlegung, wenn ein Mensch sie redaktionell geprüft hat und jemand die Verantwortung trägt. Für die Kommunikation heißt das: Der Prozess muss dokumentieren, wo die Maschine beteiligt war, und in bestimmten Fällen muss das nach außen sichtbar sein.
Wer genauer wissen will, was die Pflicht konkret bedeutet und was sie ausdrücklich nicht bedeutet, findet die Einordnung unter KI-Kennzeichnungspflicht. Die EU-Kommission stellt den Zeitplan der Anwendbarkeit selbst bereit; einzelne Fristen hat der Digital Omnibus im Sommer 2026 verschoben. Ein Workflow, der die Kennzeichnung mitführt, spart Ihnen die spätere Rekonstruktion.
Ein Ablauf für den Mittelstand, ohne Verlagsapparat
Ein mittelständisches Energieunternehmen, das monatlich zwei Pressemitteilungen und einen Fachbeitrag herausgibt, braucht keine siebenstufige Verlagsredaktion. Es braucht eine geteilte Liste mit vier Spalten: Text, Risikostufe, wer geprüft hat, wer freigegeben hat.
Der Referent erstellt den Entwurf mit dem Modell. Die Kommunikationsleiterin prüft Fakten gegen die Quellen und liest gegen die eigene Linie. Bei hoher Stufe geht der Text zusätzlich zur zitierten Person, die die Freigabe mit Datum quittiert. Fertig. Kein neues Tool, eine klare Regel. Der teuerste Posten an einem KI-Prozess ist die halbe Stunde, in der ein Mensch prüft, bevor etwas rausgeht, und ausgerechnet diese halbe Stunde streichen die meisten zuerst.
Der teuerste Posten an einem KI-Prozess ist die halbe Stunde, in der ein Mensch prüft, bevor etwas rausgeht.
Dass die Maschine der billigste Teil der Rechnung ist, steht ausführlicher unter Was KI-Einführung wirklich kostet.
Die Fehler, die man beim Aufbau immer wieder sieht
Der häufigste: Rollen ohne Namen. Solange "das Team" prüft, prüft niemand. Der zweite: Faktencheck als Stichprobe. Wer nur die auffälligen Zahlen kontrolliert, übersieht die unauffällig falschen. Der dritte: Freigabe ohne Dokumentation. Wenn hinterher niemand mehr weiß, wer wann freigegeben hat, gibt es im Ernstfall keinen Nachweis, und Policies allein schützen dann nicht, wie der Ratgeber zur KI-Nachweispflicht zeigt.
Ein vierter Fehler passiert beim Aufbau solcher Abläufe besonders oft: Der Faktencheck wird zu spät angesetzt, hinter der stilistischen Korrektur. Das Ergebnis sind stilistisch schöne Sätze, die inhaltlich neu geprüft werden müssen, also doppelte Arbeit. Der Faktencheck gehört vor die Feinpolitur, nicht danach.
Ein Workflow übersetzt die Frage, wer am Ende geradesteht, in ein paar Schritte. Wenn Sie diese eine Frage klar beantworten können, steht der Rest fast von allein.
Wie das für Ihre Texte konkret aussieht, klärt die KI-Redaktion als buchbare Leistung. Wo Ihre Prozesse und Ihr Team heute stehen, zeigt der KI-Readiness-Check, bevor Sie den ersten Schritt festlegen.
Häufige Fragen
Der Workflow hat fünf Stationen: den Auftrag mit definiertem Zweck und Grenzen, die Produktion durch das Modell mit festen Regeln, den Faktencheck jeder überprüfbaren Aussage gegen eine Quelle, die redaktionelle Korrektur gegen die eigene Linie und die Freigabe durch eine namentlich benannte Person. Keine dieser Stationen braucht neue Software, aber jede braucht eine klare Zuständigkeit.
Nicht das Tool, nicht das Sprachmodell und nicht der Anbieter. Es haftet die Person, deren Name über dem Text steht oder die ihn freigegeben hat. Ein Freigabeprozess funktioniert erst, wenn hinter jeder Station eine konkrete Person steht und nicht eine Abteilung oder ein Postfach. Wer das nicht regelt, hat eine Zuständigkeitslücke.
Prüfsoftware misst gegen einen Durchschnitt und kann höchstens angeben, ob ein Text vermutlich maschinell erzeugt wurde, und das nur mit einer bekannten Fehlerquote. Ein redaktionelles Prinzip misst gegen den konkreten Anspruch eines Hauses: Ist dieser Satz das, was der Vorstand sagen würde und sagen darf? Diese Entscheidung kann keine Software treffen, sondern nur ein Mensch mit gesetztem Maßstab.
Drei Funktionen: den Ersteller, der das Modell bedient und einen Entwurf liefert, den Fachredakteur, der Fakten prüft und den Text an der eigenen Linie misst, und den Freigebenden, der die Verantwortung nach außen trägt. Bei einer Routinemeldung können diese Rollen in einer Person zusammenfallen, bei einer Vorstandsrede sind es drei getrennte Personen.
Es bedeutet, dass ein Mensch an zwei Stellen eingreift, statt am Ende nur kurz drüberzulesen: beim Faktencheck jeder überprüfbaren Aussage und bei der redaktionellen Korrektur gegen die eigene Linie. Human in the Loop heißt Urteil vor der Freigabe: Der Mensch entscheidet, ob der Text gut genug ist.
Christian Gasche ist Journalist, Redenschreiber und Berater in Frankfurt am Main. Seit 1992 schreibt er für Unternehmen, Verbände und öffentliche Auftraggeber, seit 2002 unter eigenem Namen als SIGMA Communication. Heute richtet er Kommunikationsabteilungen darauf ein, KI in ihre redaktionellen Abläufe einzubauen, ohne die Verantwortung für das Ergebnis abzugeben. Mehr über Christian Gasche
Wie weit ist Ihr Haus beim Thema KI?
In den meisten Kommunikationsabteilungen arbeitet längst jemand mit KI, ohne dass festgelegt wäre, was damit das Haus verlassen darf. Im Erstgespräch klären wir, wo Sie heute stehen und welcher Schritt als nächster wirklich lohnt. Dreißig Minuten, kostenfrei, per Zoom, und ausdrücklich kein Verkaufsgespräch.